Hopp til hovedinnhold

Kvalitetssystem - Innkjøpsregelment

1 Generelt

Innkjøpsreglementet følger av:

-          hovedinstruks fra utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høyskoler (fastsatt 1. august 2005)

-          lov om offentlige anskaffelser

-          forskrift om offentlige anskaffelser

-          reglement for/bestemmelser om økonomistyring i staten

Alle innkjøp ved Høgskolen i Molde skal gjennomføres iht til ovennevnte og dette innkjøpsreglementet.

 

2 Mål for innkjøpsvirksomheten

Det er et mål at ethvert kjøp, så langt det er praktisk mulig, gjennomføres etter konkurranse og med fokus på:

-          kostnadseffektivitet og best mulig totaløkonomi for høyskolen

-          likeverdig behandling av alle aktører i markedet

-          forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet (skriftlig dokumentasjon)

-          høy etisk standard

-          korrekt varemottak og fakturahåndtering

 

3 Ansvar og myndighet

Myndighet til å bestille varer og tjenester er en del av budsjettdisponeringsmyndigheten, slik dette er beskrevet i ØR og høyskolens budsjettdokumenter, og innenfor vedtatte budsjettrammer. Bestillingsrett kan delegeres der hvor det er hensiktsmessig og forsvarlig.

Delegering skal skje skriftlig og skal avgrenses iht konti/budsjettramme (jf formular). Bare den som skriftlig er gitt slik fullmakt, kan pådra høgskolen betalingsforpliktelser.

Budsjettdisponeringsmyndighet og bestillingsrett innebærer kontroll av:

-          at det er hjemmel for anskaffelsen i budsjettvedtak samt budsjettdekning

-          at reglene for kjøp av varer og tjenester i staten overholdes

-          ordrebekreftelse eller kjøpskontrakt mot leveranse

-          faktura mot ordrebekreftelse/kjøpskontrakt

 

Innkjøpsfunksjonen er lagt til økonomi- og personalkontoret (ØP) som koordinerer/gjennomfører større/felles innkjøp, inngår rammeavtaler og bistår med kompetanse og praktisk støtte der innkjøpsansvaret er delegert. ØP skal kontaktes ved alle anskaffelser over kr 100.000 for kvalitetssikring av prosessen.

 

4 Habilitet og etiske retningslinjer

Forvaltningslovens §§ 6-10 om habilitet gjelder fullt ut i innkjøpssaker. En ansatt kan ikke gjennomføre en anskaffelse dersom hun/han er part eller har interesse i saken eller når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til upartiskhet. Det er tillatt å benytte rådgivere ved f.eks. utarbeidelse av kravspesifikasjon eller vurdering av innkomne tilbud, under forutsetning av at vedkommende ikke har økonomisk interesse i anskaffelsen, jf forskriftens § 3-8.

 

Ansatte har ikke anledning til å motta gaver som kan påvirke mottakers tjenestelige handlinger. Dette anses som brudd på tjenestemannslovens § 20. I praksis antas det at bestemmelsen ikke er til hinder for at tjenestemenn mottar en enkel oppmerksomhet.

Tvilstilfeller forelegges nærmeste overordnede.

Det vises også til etiske retningslinjer for Høgskolen i Molde og statstjenesten.

 

5 Anskaffelsesprosedyre

Enhver anskaffelse skal, uansett prosedyre og verdi, så langt det er praktisk mulig baseres på konkurranse. For anskaffelser over kr 100.000 eks mva er det protokollplikt (jf mal i forskriftens vedlegg 3 og 4).

Dersom det er inngått rammeavtale, så gjennomføres et kjøp som avrop på denne. Rammeavtalene er som hovedregel bindende. For anskaffelser som ikke er omfattet av en inngått rammeavtale må man bestemme anskaffelsesmetode. Ved beregning av verdien skal en ta med hele kontraktsperioden inklusiv eventuelle opsjoner. Det er ikke tillatt å dele opp en anskaffelse for å komme under terskelverdiene.

Totalverdien er enten verdien av enkeltkjøpet, av samlet verdi av enkeltkjøp under samme produktområde sett i et 12 måneders perspektiv, eller av samlet verdi av en avtales totale varighet, inklusiv eventuelle opsjoner (eks mva). Anskaffelsens verdi har betydning for valg av anskaffelsesprosedyre og hvilke krav som ellers gjelder (jf forskriftens del I til III):

-          kjøp under kr 100.000 (ingen protokollplikt)

-          kjøp mellom kr 100.000 og 500.000 (direkte anskaffelser/forskriftens del I)

-          kjøp mellom kr 500.000 og 1 mill kr (over nasjonal terskelverdi/forskriftens del II)

-          kjøp over 1 mill kr (over EØS-terskelverdi/forskriften del III)

 

6 Arkivering

Originale dokumenter som gjelder innkjøp over protokollplikten (kr 100.000 eks mva) skal arkiveres i ePhorte. Slike dokumenter vil være anskaffelsesprotokoll, forespørsel/ anbudsgrunnlag, innkomne tilbud og bestilling/kontrakt.

 

7 Kontraktsadministrasjon

Det er bestillers/brukers ansvar å påse at betingelsene i bestillingen/kontrakten blir fulgt opp. Dette er særlig viktig ved kontrakter av lengre varighet. Spesielt må bestiller/bruker sørge for at leverandørens forpliktelser i garantiperioden blir etterlevd.

 

8 Elektronisk innkjøpsstøtte

Høyskolen benytter elektronisk innkjøpsstøtte for å kvalitetssikre innkjøpsprosesser, fra bestilling til betaling og dette omfatter konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), bestillingssystem, fakturahåndteringssystem og økonomisystem.

 

9 Ikrafttredelse

Styret ved Høgskolen i Molde har fastsatt dette reglement i møte 16. juni 2010 og det er gjort gjeldende fra samme dato. Reglementet erstatter tidligere «Innkjøpsreglement for Høgskolen i Molde» (styregodkjent 1. november 2004)