Hopp til hovedinnhold

Kvalitetssystem - Oppbevaring og kassasjon av eksamensdokumenter i høgskolesektoren

I Eksamensdokumenter skal bevares i samsvar med Riksarkivets[1] gjeldende bestemmelser:

  • Alle eksamensbesvarelser fra og med 1949/1951 og frem til Kvalitetsreformen skal avsluttende avhandlinger til høyere grad (doktorgrad, hovedfag eller tilsvarende) bevares i papirform.
  • Eksamensprotokoller bevares og avleveres til Arkivverket, fortrinnsvis i form av uttrekk fra studentsystemet FS med navn, adresse, personnr, studieretning og enkeltkarakterer. (dersom en ikke får til dette elektronisk skal papirprotokollene avleveres)
  • For perioden før MSTAS leveres papirprotokollene.
  • Eksamensbesvarelser (vurderingsmateriale) fra og med Kvalitetsreformen (2002/03) skal følgende bevares
    • Mastergradens avsluttende oppgave oppbevares elektronisk i ePhorte/Public 360.
    • For PhD-graden – ett eksemplar av avhandlingen (i papirform)

Refuserte avhandlinger skal bevares og være godt merket for å hindre misbruk

  • Eksamensoppgavene bevares elektronisk (ePhorte/Public 360)
  • Sensorveiledninger oppbevares sammen med oppgavene.

Dersom det etableres elektroniske løsninger for å oppbevare materiale som er bevaringsverdig etter kriteriene ovenfor, må de melde fra om disse systemene til Riksantikvarens rundskriv nr 2/2002.

II Øvrige eksamensdokumenter skal bevares i samsvar med retningslinjer utarbeidet av Høgskolen i Molde

  • HiM beholder signerte sensurlister på papir i fem år.
  • Semesteroppgaver/prosjektoppgaver på bachelornivå makuleres etter ett år.
  • Bacheloroppgaver og hovedoppgaver på sykepleie makuleres etter ett år.
  • Eksamensbesvarelser oppbevares i ett år.

[1] Brev fra Riksarkivaren, datert 3.10.07 om Vedtak om bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser i høgskolesektoren

Brev fra Riksarkivaren, datert 15.10.07 om Oppfølging av bevarings- og kassasjonsvedtaket av 3.10.07 for de statlige høgskolene

Brev fra Kunnskapsdepartementet, datert 30.06 om Oppbevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser