Hopp til hovedinnhold

Kvalitetssystem - Arkivering av studentmapper

Studentmapper for studenter som har fullført, sluttet eller er satt i permisjon blir tatt ut av aktivt arkiv og arkivert alfabetisk i "fjernarkivet" på det år som studentnummerets to første tall angir (opptaksåret).

Aktive studenter er arkivert alfabetisk på etternavn i studentarkivet. (Det blir laget studentmapper på nye studenter først etter at semesteravgiften er betalt.)

  • Fjernarkivet er inndelt i år.
  • Fjernarkivet for studenter fra 1997 og framover er oppbevart på avdelings- administrasjonen. Studentmapper fra 1996 til og med 1987 er satt i fjernarkivet i B-bygget.
  • Det er opprettet studentmapper på alle opptatte studenter fra 1987.
  • Kopi av vitnemål utstedt i 1985 og '86 er arkivert i egne kassetter i fjernarkivet.

Opptatte studenter før 1987 har ikke egne studentmapper, men de har "studentkort" som er arkivert på det år de er tatt opp og som studentnummeret angir. Dersom de kommer igjen som student blir de registrert på sitt tidligere studentnummer og det opprettes studentmappe. Ta kopi av tidligere data og legg i mappen.

Studentmappene inneholder:

  • Opptakspapirer
  • Vitnemål ved studiets slutt

All annen korrespondanse angående studenter legges i ePhorte for eksempel søknader om permisjoner, klagesaker m.m.

 
Våre partnere: