Hopp til hovedinnhold

Kvalitetssystem - Fravær - ESS Tid og fravær - Råd og vink.

Daglige registreringer


Gjør det til en god vane å legge inn tidspunkt for tilstedetid hver dag.

 

Rullegardinmenyen for tilstede/fravær har flere muligheter:

Du legger inn/kan legge inn:

  • klokkeslett for når du kommer og går
  • overtid
  • reisetid
  •  korttidsfravær (under 5 timer)

OBS! Teksten i menyen du velger på de ulike radene gjøres gjeldende for alle dagene i uken. Ta i bruk rad med tekst som passer for aktuell dag.

Fraværsmeldinger
Fravær meldes under Opprett fraværsmelding. Den går til din leder for godkjenning. Når søknaden er godkjent legges fraværet inn automatisk.

Sykmeldinger

Disse må som før leveres papirbasert og legges inn av fagbruker


Hovedferie

Avdeling/enheter setter opp ferielister. Ferien skal være godkjent på avd/enheter innen 1.5. Ansatte skal deretter melde godkjent ferie via ESS.

Enkeltdager/uker meldes også i ESS
Under ferieplanleggingen sendes ut en del informasjon som det kan være nyttig å lese, da reglene kan være forandret.

 

Rettelser

Gjør det til en vane å kontrollere foregående ukes registreringer hver mandag (hjelpemiddel: Rapport ”Vis tidsinformasjon” under menypunktet Arbeidstid).

 

Du kan korrigere dataene dine helt fram til 14. i påfølgende måned. Rettelser etter denne tid må gjøres av fagbruker (som er en av oss på lonn@himolde.no).

Fraværsmeldinger kan også slettes innen denne fristen, selv etter at de er godkjent av leder. Annulleringen går elektronisk til leder for godkjenning. Ikke sendt ny melding før annulleringen er godkjent.

Oversikter og utskrift
Du har til enhver tid oversikt over egne data
 

Vis tidsinformasjon:

Her kan du ta ut rapport på skjerm og om nødvendig på papir. Rapporten viser blant annet tilstedetid, fravær, fleksitid per dag og totalt i perioden.
 

Vis arbeidstidskontoer:

Her er oversikt over fraværskvoter og forbruk av disse.
Ønsker du å se feriekvote ved årsskiftet må du huske å endre referansedato øverst i skjermbildet.

Forhåndsvalget er dagens dato.

  • Krav = Kvote
  • Ikke planlagt = Rest
  • Kan trekkes til = Frist for å bruke av kvoten
  • Oversikt over fraværsmeldinger: Viser alle meldinger som er sendt og om de er godkjent eller ikke.

 

Praktisk bruk
Ved tjenestefravær legger man inn enten inn ”Tilstede” eller man kan bruke valget ”Tjeneste diverse”, da den fungerer som tilstedetid.

Overtid genereres direkte til lønn etter godkjenning fra leder.

Det er mulig å godskrive arbeid ut over normalarbeidsdagen både som overtid og fleksitid. Ønsker man fleksitiden godskrevet føres alle timene opp som tilstedetid. Overtid må spesifiseres på egen linje. OBS! Overtid skal være avtalt på forhånd med leder.

Reisetid samles i egen "pott" - timene ligger urørt til du velger å bruke av dem. For utenlandsreiser gjelder egne bestemmelser, se PM2009/05. Faktisk reisetid registreres, og så omregnes det i ESS i hht bestemmelsene.

Saldoer oppgis bare i timer og minutter (med unntak av generert overtid).

Ansatte på deltid som ønsker utbetaling for ekstraarbeid innenfor normal arbeidstid, må velge ”Overtid mot betaling”fra nedtrekksmenyen når tilstedetiden registreres. Hvis noe av ekstraarbeidet skal godskrives fleksitiden, brukes valget ”Tilstede”.

Avregningsperioden for fleksitid er 1 år og datoen er 31.12.

 

Greit å vite ellers

  • Normalarbeidstiden må være oppfylt før reisetid og overtid godskrives
  • Det er nettotid som skal godskrives som reisetid - se HTA § 8 og SPH pkt 7.3.8.
  • Arbeid utenfor ytre arbeidstid (før kl 0700 og etter kl. 2000) godskrives ikke fleksitiden. Timene vises som egen post på rapporten for tidsinformasjon med tekst: Utenfor arbeidstid. ØP-kontoret sender oversikt til ledere over slike timer hver 3. måned og de kan godskrives fleksitiden dersom leder godkjenner det.
  • Din arbeidsplan (stillingsstørrelse og arbeidsdager) styrer både lønn og tid/fravær.
  • Gå om Huset når du vil inn på nytt menypunkt.
  • Bruk valget "Kontroller data" før du lagrer tidsregistreringen - da er det enklere å oppdage feil.
  • Finn deg en metode for å huske registreringen - det som fungerer for meg passer kanskje ikke for deg.

 

Andre nyttige opplysninger

HJELP-funksjonen i ESS inneholder mye informasjon.

Statens personalhåndbok gir svar på mange spørsmål http://lovdata.no/dokument/SPH/sph-2014

Dessuten vil vi på ØP-kontoret hjelpe til så godt vi kan.