Hopp til hovedinnhold

Kvalitetssystem - Arkivplan for høgskolen

Formål

Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes ved Høgskolen i Molde. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:

  • Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
  • Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
  • Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

 

Arkivorganisering

Høgskolen i Molde har et sentralarkiv.

Høgskolen er etter arkivloven forpliktet til å ta vare på sine arkiver, og til å holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både for papirbaserte og elektroniske arkiv. I arkivforskriften § 5-1 er følgende bestemt:

"Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet virksomheten sin (avsluttet arkiv), skal avleverest til arkivdepot.”

Riksarkivet (for elektroniske fagsystemer) og Statsarkivene er arkivdepot for høgskolene.

 

Høgskolens styre

Høgskolen i Molde har todelt ledelse med valgt rektor og tilsatt høyskoledirektør.

 

Styret er det øverste organ ved institusjonen og består av rektor, prorektor, to medlemmer valgt blant tilsatte i undervisnings- og forskerstilling, ett medlem valgt blant de teknisk og administrativt tilsatte, to medlemmer valgt blant studentene og fire eksterne medlemmer. Rektor er styrets leder og høyskoledirektøren er styrets sekretær.

 

Styret har bl.a. ansvar for at institusjonen drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet.

Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon på styrets vegne og på dettes ansvar.

Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av Universitets- og høyskoleloven at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere.

 

 

Høyskoledirektørens ansvar

Direktøren har ifølge § 1.1. i Arkivloven, ansvaret for høyskolens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

 

Arkivleders ansvar

Instruksen gjelder for funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjenesten ved Høgskolen i Molde.

Administrativ plassering  

Arkivleder er administrativt underlagt direktør (jfr. arkivlovens bestemmelser § 2-1).

 

Arbeidsområder

  • den samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale 
  • at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på 
  • være representert i utvalg som behandler saker av betydning for høyskolens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.  
  • være høyskolens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten 

 

Arbeidsoppgaver:

  • lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid
  • gi nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innefor arbeidsområde
  • utarbeide en helhetlig arkivplan og vedlikeholde denne
  • utarbeide instrukser og reglementer innenfor arbeidsområde
  • ansvar å bruke godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert
  • ansvar at elektroniske sak/arkivsystemer følger offentlige standarder
  • ansvar at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk
  • ansvar for bruk og lån av materiale fra daglig- og bortsettingsarkiv
  • tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand
  • avlevere arkiv til statsarkivet i Trondheim
  • rapportere til nærmeste overordnede og påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp  
  • innkalle til høyskolens arkivforum med jevne mellomrom og lede møtene og føre referat

 

Arkivansvar i fellesadministrasjonen og i avdelingene

Ved Høgskolen i Molde er sentralarkivet, som er plassert i sekretariatet, den som er ansvarlig for journalføring. Det er ikke personer med arkivoppgaver plassert ut i avdelingene.

Avdelingsleder/kontorleder og saksbehandlere er ansvarlig for at arkivverdig materiale kommer til sekretariatet for journalføring og oppbevaring i arkivet.

 

Saksbehandlers arkivansvar

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt. , dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet.

Saksbehandler skal derfor:

  • Kontrollere at mottatte journalpost har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling før innkommet dokument er journalført.
  • Ha ansvaret for at brev (inkl. e-post og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
  • Påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
  • Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak.

 

All saksbehandling skal skje i høgskolens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen offentlige saksdokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen.

Gi beskjed til leder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.

Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. obs og forfallskontroll

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i høgskolen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.

 

Reglement

Lover og forskrifter

Universitets- og høyskoleloven

Arkivloven

Forvaltningsloven

Offentlighetsloven

Personopplysningsloven med forskrift

Forskrift om elektronisk kommunikasjon

 

Sentralt regelverk

Partsoffentlighet i statlige tilsettinger

 

Lokalt regelverk

Personalreglement

Delegeringsreglement

 

Kassasjonsbestemmelser

Riksarkivarens godkjenning av kassasjonsregler for statlige høyskolene av 2001

Retningslinjer for oppbevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser i høgskolesektoren

 

 

Rutiner

Periodisering

Anbefalt periodisering – hvert 5 år med overlapping på 1-2 år.

Oppbevaring og sikring

Bortsettingsarkivet/fjernarkivet i rullearkiv av stål. Romnummer 07 i B-bygget.

Fjernarkivet inneholder også materiale som økonomikontoret skal oppbevare over tid.

Fjernarkivet er avlåst og bare arkivet og øverste ledelse har tilgang. Nøkkel oppbevares i sekretariatet.

Nærarkivet plassert i administrasjonen i nær tilknytning til sekretariatet i låsbare arkivskap.

Innsyn og utlån

Forespørsler om lån av saksmapper fra bortsettingsarkiv eller nærarkiv går til arkivansvarlig som henter mappen og registrerer dato og lånetaker. Låntaker må levere saksmappen tilbake til arkivet og det er arkivets ansvar at saksmappen blir satt tilbake.

Post- og dokumentbehandling

Mottak, sortering og registrering 

Postmottak

Med postmottak menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte. Arkivet henter ut post som er kommet som faks og har ansvaret for at e-post som er sendt til postmottaket blir journalført. Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post og vurderes etter de samme kravene.

 

Dersom saksdokumentet som er mottatt via telefaks eller e-post blir ettersendt i original, skal originaldokumentet som registreres erstatte eventuelt tidligere innskannet dokument.

 

Sortering

Grovsortering

Posten blir hentet ved postsenteret i Lingedalen hver morgen og levert til ekspedisjonen ved høgskolen. Ekspedisjonspersonalet grovsorterer posten.

Post til biblioteket, studentpost, personlig post og aviser blir lagt direkte i posthyllene til mottaker.

 

Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Høgskolen i Molde. Dersom innholdet er av en slik art at det skal journalføres, sendes det straks til arkivet for skanning og registrering.

 

Pakker og rekommanderte sendinger blir sendt direkte til mottaker. Dersom innholdet er av en slik art at det skal journalføres, sendes det straks til arkivet for skanning og registrering.

 

Feiladressert post returneres uåpnet til postkontoret.

 

Etter grovsortering går posten til sekretariatet der post til Høgskolen i Molde blir åpnet og sortert i arkivverdig eller ikke arkivverdig post.

 

 

Arkivverdig post

Som arkivverdig post stilles følgende krav:

-          Det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3

-          Det må være gjenstand for saksbehandling eller

-          ha verdi som dokumentasjon.

 

Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrift § 2a – b, § 3-20.

 

 

 

Tilbud/anbud/offentlig anskaffelser

 

Samles opp og åpnes når fristen for innsendelse er ute. Åpnes av den som er ansvarlig for anbudet sammen med minst en person til.

Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

 

Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv (som ikke berører vårt virkeområde), utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge det ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrift § 3-19.

Arkivuverdig materiale vi mottar fra andre blir arkivbegrenses ved postbehandlingen. Dersom materialet ikke fører til saksbehandling og ikke har noen dokumentasjonsverdi for høyskolen, er det arkivuverdig. Slikt materiale skilles ut og blir ikke journalføret.

Årsmeldinger, rapporter, utredninger og statistikk

Rundskriv

Møteinnkallelser, møtereferater, særutskrifter osv.

Kursinvitasjoner.

Reklame og tilbud av generell art.

Skriv med generell informasjon av kortvarig verdi.

 

Post som ikke blir journalført blir lagt i en mappe og går til rektor og direktør som orientering. Direktøren vil bestemme hvilen avdeling/saksbehandler informasjonen går til.

 

Faktura, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.

 

Møteinnkallinger, -referater og protokoller fra eksterne instanser der Høgskolen er direkte involvert i møtet, eller får et oppfølgingsansvar etter møtet, journalføres. Ellers vil slike dokument bli satt i permer og/eller distribuert.

 

 

Skanning

All arkivverdig post blir skannet inn, journalført og fordelt til saksbehandler så langt arkivet kjenner rette mottaker for saken. Dersom arkivet er i tvil går saken til leder/fordeler ved avdeling/kontor og blir fordelt av denne. Hvis dokumentet har et slikt format at skanning ikke er mulig, skal den være stemplet ”arkiveksemplar”. Saksbehandler har da ansvaret for at arkiveksemplaret kommer tilbake til arkivet når saken er ferdig.

 

Registrering/journalføring

I journalen føres all sakspost både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Journalen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Det gjelder uansett om det er en papirbasert eller en elektronisk journal.

 

Arkivtjenesten undersøker om det inngående dokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes en ny sak.

 

Følgende opplysninger registreres: Dokumenttype, journalføringsdato, sender/mottaker, sakstittel/dokumenttittel, datering på dokumentet og klassering.

Arkivtjenesten påfører tilgangskode og beskytter tekst som skal unntas offentlighet på saksdokumentet, så langt de kan vurdere dette.

 

Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte avdeling, leder, saksbehandler eller den som har fått fullmakt til dette. De saksdokumentene som skal unntas fra offentlig innsyn blir registrert i ePhorte med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode i systemet.

 

For utgående dokumenter har saksbehandler ansvaret for at dette blir gjort.

 

 

Fordeling til saksbehandlere

Dokumenter som mottas av leder/saksbehandler 

 

Direkte overleverte saksdokumenter 

Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling starter.

Dette gjelder uavhengig av hvilken måte dokumentene er kommet saksbehandler/leder i hende på (faks, e-post, direkte overlevering av papirdokument, personlig adressert post etc.).

Personlig adressert post

Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring.

Ved avvikling av ferie eller lange fravær av andre grunner, kan det inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivet.

Personlig adressert e-post

Personlig adressert e-post som viser seg å være et dokument i en pågående sak må saksbehandler importere inn i saken ved å opprette en inngående journalpost. Om e-posten blir en NY sak, sendes e-posten over til arkivet som vil opprette en NY saksmappe. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Oppgi post@himolde.no.

Post som ikke er journalført

Post som av arkivet eller andre blir lagt direkte til saksbehandler/leder uten journalføring, men som saksbehandler ser har et innhold som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, eller kan være et innlegg i en pågående saksbehandling, må levere dokumentet til arkivet for skanning og journalføring.

Hastesaker

Saksdokument skal registreres i journalen før de går til saksbehandling. Dette gjelder også for hastesaker, selv om disse kan være underlagt særskilte behandlingsprosedyrer.

 

Journalførte saksdokumenter

Saksbehandlere plikter å kontrollere at dokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumentet skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes og de sørger for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak.

I saker unntatt offentlighet skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført, samt hvilken tekst og felt som eventuelt skal skjermes.

Hvis saksansvaret overføres til en annen saksbehandler, skal arkivet underrettes slik at registrering i journalen blir korrekt.

 

Fordeling/omfordeling av saksdokumenter

Leder eller den som er utpekt til saksfordeler, plikter å utføre søket ”Post til fordeling” daglig. Saksdokumenter som tilhører egen administrativ enhet vises ved dette søket.

Hvis arkivet har påført feil administrativ enhet, skal saksfordeler sende saket tilbake til arkivet ved ”Ufordelt/sendt tilbake til arkivet”.

 


Oppretting av ny sak

Ny sak skal kun opprettes i de tilfeller hvor saksbehandler selv tar initiativ til å starte et saksforløp. Saken får da status ”Reservert” med statuskode R.

Det er anledning til å opprette følgende typer journalposter:

 

Type

Anvendelse

I

Inngående dokument

Brukes normalt kun av arkivpersonalet som har ansvar for å registrere saksdokumenter som er mottatt fra andre virksomheter eller privatpersoner

U

Utgående saksdokument

Skal benyttes hvor hovedmottaker er en ekstern virksomhet

N

Notat med oppfølging

Skal benyttes i korrespondanse internt i virksomheten

Denne dokumenttypen skal kun benyttes i de tilfeller hvor du ønsker at mottaker skal tildeles et oppfølgingsansvar (dvs. mottaker må avskrive notatet)

X

Notat uten oppfølging

Kan benyttes i intern korrespondanse i virksomheten

Denne dokumenttypen skal benyttes når du ikke ønsker at mottaker skal ha et aktivt oppfølgingsansvar. (For eksempel særutskrifter, møteinnkallinger, møtereferat)

 

Interne dokumenter

Viser til arkivloven med forskrift § 2-6

”Organinterne dokumenter registreres i journalen så langt organet finner det tjenlig”.

 

Offentlighetsloven § 5 – Unntak for interne dokumenter – viser hvilke interne dokumenter som kan unntas fra offentlighet.

”utarbeidet av høyskolen”

”utarbeidet for en saksforberedelse”

”internt bruk” altså, ikke sendt ut av huset.

Rutinebeskrivelser (Vedlegg 1b)

 

Avskrive/besvare restanser

Alle brukere har ansvaret for og skal følge opp saksdokumenter med restanse ved å utføre søket ”Egne restanser” daglig. En restanse er et mottatt saksdokument som ikke er endelig avskrevet/besvart.

Følgende avskrivningsmåter kan benyttes

 

 

Måte

Anvendelse

TE

Saksdokumentet avskrives direkte ved å ta innholdet til etterretning. Bruk merknadsfeltet ved behov.

TLF

Saksdokumentet avskrives direkte ved å registrere at svar er avgitt pr. telefon. Samtalen skal kort refereres i merknadsfeltet ved avskriving

NN

Mottatt notat avskrives av et nytt notat. Denne avskrivingsmåten forutsetter at ”Svar på” funksjonen i ePhorte benyttes. Du kan også avskrive et N Notat med TE

BU

Saksdokumentet avskrives av et utgående brev. Denne avskrivingsmåten forutsetter at ”Svar med brev” funksjonen i ePhorte benyttes

 

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak han/hun er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.

Registrering og ekspedering av utgående brev og interne notat er saksbehandlers ansvar

Alle utgående brev og andre saksdokument som er produsert internt skal registreres i ePhorte.

 

Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting.

Saksbehandler har også ansvaret for å melde fra til arkivtjenesten når egne saker skal avsluttes.

Det gjøres ved at saksmappen hentes fram og fra nedtrekksmenyen velger du ”Marker som ferdig”.

 

Utgående brev skal sendes med ordinær post, men kan også sendes som e-post

Unntak: Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post.

 

Oppfølgingskontroll for saksbehandlere/ledere

  • OBS-kontroll utføres ved å utføre søket ”Mine OBS-saker” som vil vise alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.
  • Saksbehandler/leder skal daglig søke fram ”Mine restanser”
  • Saksbehandler/leder skal daglig søke fram ”Til orientering”
  • Saksbehandler/leder skal daglig søke fram ”Forfallsliste”
  • Leder søker fram alle saker for godkjenning ved søket ”Til godkjenning”

 

 

 

Saksavslutning og kvalitetssikring

Daglig oppfølgingskontroll og kvalitetssikring for arkivet

  • Arkivet søker fram alle journalposter med status F for endelig journalføring. Kontrollerer at eventuell skjerming er påført. Kontrollere at dokumentet ligger i riktig saksmappe. Endre status til J-journalført.
  • Saksmapper opprettet av saksbehandlere kontrolleres.  Riktig tittel, arkivdel og klassering. Kontrollere om dokumentet tilhører en sak som allerede er opprettet og flytter i tilfelle dokumentet over til riktig sak. Saksnummeret blir notert som ledig.
  • Arkivet skal journalføre og kvalitetssikre alle innskannede dokumenter
  • Arkivet skal kvalitetssikre offentlig journal før distribusjon.

 

Restansekontroll

Arkivet vil hver 4. måned skrive ut og fordele restanselister. Jfr. Arkivloven med forskrift

§ 3-7.

Arkivet kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelse av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

Før en ansatt slutter plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere leder om ubesvarte saksdokumenter.

 

Forfallskontroll

Eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatt dokument må saksbehandler/leder følge opp. Arkivet vil registrere forfallsdato der dette er angitt (kan være høringer og lignende.)

Saksbehandlere/ledere kan selv angi forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister. Systemet setter automatisk 3 ukers behandlingsfrist.

Søket ”Forfallsliste” viser alle journalposter hvor behandlingsfrist/forfallsfrist er utløpt eller kommer til å utløpe kommende 7 dager.

 

OBS-kontroll

Om saksbehandler/leder har saker med lang tids intervall

OBS dato settes på saken og en kontrollerer ved å utføre ”Mine OBS-saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.

 

 


Periodisering og bortsetting

Periodisering i elektroniske journaler og arkiv:

(Høgskolen i Molde startet opp med elektronisk saksbehandling den 6.4.06.)

Rutinene for periodisering i elektroniske journaler og arkiver skal følge retningslinjene i NOARK-4 standarden. Når en periode blir avsluttet i elektronisk journal skal journalen saneres ved at alle avskrevne saker skilles ut, slik at journalen bare inneholder de løpende sakene. Dette gjøres ved at avsluttede saker legges over i en historisk database eller overføres til andre databærere (magnetbånd, optisk plate e.l.) Den historiske journalbasen lukkes for registrering av nye saker og dokumenter, men må være søkbar og åpen for registrering av utlån. Den historiske journalbasen kan følge arkivet til bortsetting, eller det kan tas papirutskrift av basen som følger arkivet til bortsetting. En kopi av basen går til depot for langtidslagring.

 

Ved elektronisk journalføring skal en ikke bruke skarp periodeskille, men bruke såkalt overføringsperiode. For å finne ut hvilke saker som fortsatt er aktive venter en i 1-2 år etter periodeskille med å foreta selve saneringen. Saker som i denne perioden blir aktuelle blir overført til ny arkivperiode. Da daglig- og mellomarkivet for en tid overlapper hverandre, kalles dette for en overlappings- eller overføringsperiode. Når overføringsperioden er slutt settes det punktum for den gamle perioden og basen saneres. Etter denne datoen skal det ikke overføres saker fra den eldre arkivperioden til den nye. Dersom saker fra den gamle perioden nå blir aktuelle må de lånes ut og settes tilbake i gammel periode etter bruk.

 

Mange kommuner og fylkeskommuner har praktiser overføringsperioder også ved bruk av papirbaserte journaler, og har da gjerne hatt ½ års overlappingsperiode. Dette for å hindre at mange saker som viser seg å bli aktuelle rett etter periodeskiftet havner i mellomarkivet. Etter Forskrift om offentlige arkiv skal det være skarpt periodeskille ved papirbasert journalføring.

 

Når det er et tilhørende elektronisk arkiv, skal hele databasen reorganiseres, ved at alle saker fra den avsluttede perioden skilles ut og legges i en «historisk base». Dette kan gjøres ved at sakene tas ut av aktiv base, eller at de utgjør en egen logisk enhet i tilknytting til den aktive basen. Den historiske databasen skal være låst for registrering og lagring av nye saker og dokumenter. En kopi av den historiske databasen skal til depot for langtidslagring.


Oversikt

Arkivserier

 

Personalarkiv

Arkivserie:

Personalarkiv (PERSM)

Daglig ansvar:

Arkivleder

Arkiv:

Fellesarkiv

Journalførende enhet:

Høgskolen i Molde

Innhold:

Søknad m/vedlegg, tilsettingsbrev, engasjementsavtaler, timelæreravtaler, lønn, ansiennitet, saker om lengre permisjoner, valgte interne verv, disiplinærsaker, envt. oppsigelse, sluttattest

Tilgang for:

Arkivleder, adm. leder, personalleder og konsulenter

Ordning:

1. Arkivnøkkel (221) 2. Personnr. og navn

Periode:

10 år

Oppbevaringsmedium:

Elektronisk

Fysisk plassering:

 

Overføring:

Overføres til bortsettingsarkiv etter 10 år

Kassasjon:

Nei

Antall år til kassasjon

 

Type:

Elektronisk

Kassasjonshjemmel:

I henhold til godkjente regler fra Riksarkivaren

Merknader:

Recruiter blir brukt som rekrutteringsverktøy. Søknader hentes og registreres i ePhorte. All saksbehandling i etterkant blir gjort i ePhorte.

Produsert i elektronisk system:

Ephorte

Godkjent av:

Arkivleder

Dato:

06.04.2006

 


Studentarkiv

Arkivserie:

Saksarkiv (SAK 1)

Daglig ansvar:

Arkivleder

Arkiv:

Fellesarkivet

Journalførende enhet:

Høgskolen i Molde

Innhold:

Studentrelaterte saker

Tilgang for:

Alle i henhold til brukerrettigheter

Ordning:

 

1. Arkivnøkkel – 2. STUDM - FNR og navn

Periode:

5 år

Oppbevaringsmedium:

Elektronisk

Fysisk plassering:

 

Overføring:

Periodedeling etter 5 år

Kassasjon:

Ja

Antall år til kassasjon

 

Type:

 

Kassasjonshjemmel:

I henhold til felles kassasjonsregler for statsforvaltningen og kassasjonsregler utarbeidet av høgskolene, godkjente av Riksarkivaren mai 2001

Merknader:

Fysiske studentmapper i arkivskap i avdelingsadm. Arkivert etter opptaksår og studentnr. Her legges søknaden og kopi av vitnemål. For helsefag: Godkjenning av praksis. Fagsystem MStas benyttes.

 

Produsert i elektronisk system:

Ephorte

Godkjent av:

Arkivleder

Dato:

06.04.2006

 

 

 

 

Vi legger studentrelaterte saker i saksarkivet med identifikasjon: navn og studentnummer.

Vi bruker kun arkivdelen STUDM som sekundærkode med FNR. og navn.
Saksarkiv

Arkivserie:

Saksarkiv (SAK 1)

Daglig ansvar:

Arkivleder

Arkiv:

Fellesarkivet

Journalførende enhet:

Høgskolen i Molde

Innhold:

Inn- og utgående saksdokumenter

Tilgang for:

Alle i henhold til brukerrettigheter

Ordning:

Arkivnøkkel

Periode:

5 år

Oppbevaringsmedium:

Elektronisk

Fysisk plassering:

 

Overføring:

Periodedeling etter 5 år

Kassasjon:

Ja

Antall år til kassasjon

 

Type:

 

Kassasjonshjemmel:

I henhold til felles kassasjonsregler for statsforvaltningen og kassasjonsregler utarbeidet av høgskolene, godkjente av Riksarkivaren mai 2001

Merknader:

Store vedlegg som ikke skannes arkiveres i papirformat etter saksnr.

Produsert i elektronisk system:

Ephorte

Godkjent av:

Arkivleder

Dato:

06.04.2006

 

 

 


 

Elektronisk system

 

Systemnavn:

Ephorte

Tatt i bruk:

06.04.2006

Avsluttet dato:

 

 

 

Administrative data:

 

 

 

Arkivdeler:

Torhild Nyheim

Innhold:

 

Lisensinnehaver:

ErgoGroup AS

Brukergruppe:

Ledere/saksbehandlere

Systemansvarlig:

Torhild Nyheim, Steinar Malsæter

Driftansvarlig:

Uninett Fas AS

Relasjon til andre system:

Nei

Leverandør/kontaktperson:

ErgoGroup AS

Merknader:

 

 

 

Tekniske data:

 

 

 

Databaseplattform:

 

Produksjonsformat:

 

Arkivformat:

PDF, XLM, TXT, TIF, HTML

Lokalisering/Plassering:

Fellesarkiv

Systemdokumentasjon:

 

Brukerdokumentasjon:

 

Merknader:

 

 

 

Avlevering

 

Kassasjon:

 

Hjemmel:

 

Tabelluttrekk:

 

Overføring:

 

Metadata:

 

Merknader:

 

Godkjent av:

 

Dato:

06.04.2006


 Arkivdepot

Reglement for avlevering

 

Regler for avlevering av papirbaserte arkiver

Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket

 

Avleveringslister

Godkjente avleveringslister

 

Avleveringsliste for 1969 – 1984

Avleveringsliste for 1985 – 31.07.1994

(Vedlegg 1c og d)

 

Arkivet fra 01.08.1994 til 05.04.2006 er avsluttet og arbeidet i gang med å konvertering til historisk i ePhorte.