Kvalitetssystem

Behandling av ikke arkivverdig post

Arkivuverdig post skal ikke journalføres, men kan inneholde viktig informasjon, ofte av begrenset varighet. (For eksempel invitasjon til kurs og konferanser ol.)

Der arkivet er i tvil om dokumentet er arkivverdig/-uverdig, blir dokumentet stemplet, påført saksbehandler og fordelt. Saksbehandler har da ansvaret for tilbakemelding hvis dokumentet skal registreres.

Enkelte dokumenter skal ikke journalføres, men blir gjenstand for eller inngår i visse typer saksbehandling. Det kan være regninger/fakturaer, søknad om opptak, sykmeldinger ol.

Denne type dokumenter fordeles direkte og blir ivaretatt i organisasjonen der sakene hører hjemme.

Arkivuverdige dokumenter har forskjellig karakter og krever ulike behandlingsmåter. Oppstillingen under skisserer behandlingsmåte.

Type/innhold Mottas i form av Rutiner for fordeling

Invitasjoner til/info om kurs og konferanser (generelt)

E-post eller

brev/brosjyrer

e-post sendes fordeler

Videresendes til fordeler

Kurs og konferanser

Statskonsult

E-post eller

brev/brosjyrer

e-post sendes fordeler

ev. oppslag - perm pauserom

Rudskriv

E-post eller

brev

e-post sendes fordeler

Fellesmappe "Rundskriv"

Pressemeldinger (generelt)

E-post

e-post sendes fordeler

PM - personalmeldinger

Papirdok.

Til fordeler ØP og

egen perm i nærarkivet

FoU -meldinger

Papirdok.

Biblioteket