Hopp til hovedinnhold

Kvalitetssystem - Rapportering av opptakstall og nye studenter til NSD

Frist for rapportering av opptakstall og nye studenter til NSD er satt til 15. oktober for studier som starter i høstsemesteret og 15. mars for studier som starter i vårsemesteret.

Dokumentasjon på hvilke opplysninger som skal rapporteres ligger på http://dbh.nsd.uib.no/dbhvev/dokumentasjon/

Opprydding før rapportering

For å få korrekte tall til rapportering må følgende sjekkes:

Reelle aktive studenter:
Dette gjelder studenter som er semesterregistrert det aktuelle semesteret og som har betalt semesteravgift.  Studenter som er fritatt for å betale semesteravgift (for eksempel studenter som har betalt ved annet lærested eller utvekslingsstudenter som ikke skal betale), må få oppretta registerkort manuelt.

Etter at opptaket er avslutta og frist for betaling av semesteravgift + frist for purring er utgått, må alle studenter som ikke er semesterregistrert og har betalt semesteravgift settes med aktivitetsstatus lik TRUKKET i FS og som IKKE MØTT i FS opptak.  Rapportering skjer på grunnlag av registrering i FS opptak (student må være registrert med tilbud, ja-svar og møtt) og registrering på registerkort (student må ha oppretta registerkort for aktuelt semester).

Aktive studenter som ikke skal betale semesteravgift

En del studenter er fritatt for betaling av semesteravgift, og vi må opprette registerkort ved hjelp av rutine eller opprette manuelt.

Dette gjelder bl.a. følgende studenter:

  1. Studenter ved bachelor internasjonal logistikk i Ålesund.  Disse skal betale semesteravgift ved HiÅ, og vi må derfor få oversikt over hvem av disse som har betalt.  De som ikke har betalt settes lik slutta.  Vi kan kjøre rutine FS359.001 Generering av registerkort for de øvrige som står som aktiv. (I Studieprogram samlebilde må feltet Fritak sem.avg. ha verdi lik J)
  2. Erasmus utvekslingsstudenter registrert på studieprogram ISU skal ikke betale semesteravgift.  Internasjonal studiekonsulent sjekker at lista over aktive er korrekt.  Benytt deretter rutine FS539.001 ovenfor for å opprette registerkort
  3.  For studenter som har levert dokumentasjon på betalt semesteravgift ved annet lærersted, må registerkort opprettes manuelt.
  4. Studenter på VIVO I og VIVO II betaler via Kompetansesenter for sikkerhets-, fengsels- og rettspsykiatri for Helse Sør-Øst.  Kull-liste sjekkes og oppdateres før vi kjører rutine FS539.001
  5. Sjekk om det eventuelt er andre studier/studenter der registerkort må opprettes manuelt.

 

Aktive studenter som har betalt semesteravgift

Aktive studenter som betaler semesteravgift får automatisk oppretta registerkort.  Forutsetningen for dette, er at vi har satt verdi Automatisk i feltet Kategori i Studieprogram samlebilde.

Oppdatering av møtt i opptaksmodul

Etter at opprydding som nevnt ovenfor er fullført, kan vi kjøre rutine FS161.001 Beregning av møtt som sikrer at alle studenter som har fått opptak og som har betalt semesteravgift og har fått oppretta registerkort, får satt verdi J i feltet Møtt status for aktuelt studium under skillearket SøkAlt i Søknad samlebilde. 

Øvrige studenter (studenter som har fått tilbud og takket ja, men som ikke har semesterkort), må vi sette verdi lik N i feltet for Møtt. 

Sette aktivitetsstatus trukket for alle opptatte nye studenter som ikke har registerkort

Etter oppretting av registerkort for de som er fritatt, og etter avslutning av purring på de som skal betale semesteravgift, skal alle de som ikke har fått registerkort med betaling OK registreres med Studentstatus lik TRUKKET.  

Rutine for å få korrekt opplysning om studieprogram på registerkort

Gå inn på rutine FS357.001 Oppdatering av registerkortopplysninger.  Sett opp databasejobb for automatisk kjøring av rutinen fram mot dato for rapportering (01.03. eller 01.10).  Fyll inn aktuelt semester og sett kryss i de øvrige feltene som vil sikre oppdateringer.

Sammenligning møtt på studieprogram i FS-opptak og studenter med aktuelt studieprogram og startsemester i FS-studentsystem

Før vi kjører dbh-rapport for opptatte og nye studenter, bør vi kjøre ut navneliste over de vi har registrert som møtt i FS-opptak (rapport FS101.006 Søkerliste) og sammenligne med listen over alle studenter på aktuelt studieprogram og startsemester.  Dersom det finnes avvik, må vi eventuelt rette opp dette.  NB! I FS finnes kun kull-liste og ikke liste over studenter med bestemt startsemester.  Benytter derfor Brio rapport over alle aktive per studieprogram) til sammenligning mot møtt liste.

Sluttprosedyre:

Etter at alle nødvendige rutiner og registreringer som vist ovenfor er gjort, kan dbh-rapporter over opptatte og nye studenter kjøres.
Rapporten kan kjøres fra FS-system eller fra FS-PROD. I FS-Prod ligger rapportene under Semesterregistrering-Rapporter-NSD-rapporter.

Følgende rapport skal kjøres:
FS011.002 opptatte og nye studenter (individbasert)
Lagre datafil på N:\dbh.  Fil lagres som tekstfil.  Hent fram i regneark, og sjekk at antall studenter per studieprogram stemmer med møtt-listene.  Rett opp eventuelle feil før filen leveres DBH.

Levering av data til dbh

Logg inn på DBH-datalevering(  https://dimp.nsd.uib.no ).

Les veiledning fra DBH før aktuell fil lastes opp.  Sjekk data før en godkjenner rapporteringen.   Etter at alle rapporter for den aktuelle fristen er levert, vil vi kunne gå inn på DBH-sidene og se resultatene slik det blir presentert.  Ta en siste sjekk for å se om dette stemmer med det vi har rapportert.