Hopp til hovedinnhold

Kvalitetssystem - Erasmus midler - tildeling av midler til student og lærer

1.A Prosedyrer og rutiner ved søknad om tildeling av mobilitetsmidler fra SIU

Høgskolen i Molde (HSM) har gjeldende Erasmus mobilitetsavtaler med flere institusjoner i Europa. Både studenter, lærere og andre ansatte kan få Erasmus stipendmidler til utveksling.

Hvert år må HSM sende en søknad til Senter for internasjonalisering av høyere utdanning (SIU) om tildeling av Erasmus mobilitetsmidler. Søknaden baseres på gjennomført mobilitet av studenter og fagansatte fra tidligere år, altså en forventet mobilitet for studieåret.

Søknadsfristen er mars/april hvert år??

Basert på søknaden fra HSM, vil SIU tildele mobilitetsmidler til studentmobilitet SM, lærermobilitet TS og organisering av mobilitet OM. HSM får tilsendt en tildelingskontrakt som må fylles ut og signeres av rektor før den returneres til SIU uten vedlegg.

OBS: Husk å påpeke at midlene betales inn på konto som vi har ført på kontraktens framside, og at vi ikke skal sende faktura.

Etter at SIU har mottatt den signerte kontrakten vil 80% av tildelingen bli utbetalt til HSM.

2.A Prosedyrer og rutiner ved søknad og tildeling student-HSM (SM midler)

2.A.1   Søknad

Studenter som ønsker et studieopphold i utlandet må levere en standard søknad om Erasmus midler til HSM, se skjema 1-a.

Søknadsfrist for vårsemesteret er 31.oktober hvert år ved de fleste universiteter, dermed bør HSM ha mottatt søknaden innen 24.oktober. For vårsemesteret er søknadsfristen 1.mai??

HSM skal oppbevare en fullstendig liste over studenter som har søkt om Erasmusmobilitet.

2.A.2   Bevilgning

Når studenten har mottatt opptaksbrev fra vertsinstitusjonen og søknaden til HSM er vurdert, vil studenten motta et standardbrev om bevilgning, se skjema 2-a. Bevilgningen vil angi beløp til utbetaling for studenten. HSMs kontrakt med SIU angir maksimum månedsbeløp per student.

Studenten får utbetalt hele beløpet ved/før avreise. Før avreise blir det også fylt ut en reiseregning for studenten som legges ved bevilgningsbrevet. Disse leveres til økonomikontoret ved HSM.

2.A.3   Kontrakt student-HSM

Når studenten får bevilget stipendmidler til studieopphold i utlandet, skal det fylles ut en standard kontrakt med HSM, se skjema 3-a. Kontrakten stadfester tildelt beløp, tidsrom for utenlandsopphold og ellers studentens rettigheter og plikter i kontraktsperioden

2.A.4   Bekreftelse

Studenter som reiser på utveksling må ha en bekreftelse fra vertsinstitusjonen på sitt studieopphold. HSM sender med studenten et ferdig utfylt skjema, se skjema 4, som bekreftes av vertsinstitusjonen.

Bekreftelsen bringes med til HSM av studenten etter endt studieopphold.

2.A.5   Studentrapport

Studenten skal levere rapport til HSM etter endt utenlandsopphold. Forslag fra SIU om at HSM holder tilbake en del av stipendet til rapporten er mottatt. Studiekontoret foreslår å holde tilbake utbetaling for en måned til rapporten er innlevert.

Standard rapport, se skjema 5-a, eller brevsform?

3.A Prosedyrer og rutiner ved søknad og tildeling lærer-HSM (TS midler)

3.A.1   Søknad

Lærere som ønsker et utenlandsopphold må levere en standard søknad om Erasmus midler til HSM, se skjema 1-b.

HSM skal oppbevare en fullstendig liste over lærere som har søkt om Erasmusmobilitet.

3.A.2   Bevilgning

Når søknaden er vurdert av HSM vil læreren motta et standardbrev om bevilgning, se skjema 2-b. Bevilgningen vil angi beløp til utbetaling for den enkelte lærer. HSMs kontrakt med SIU angir maksimumsbeløp per lærer.

Lærere som reiser ut får utbetalt stipendmidler etter å ha levert reiseregning til HSM ved hjemkomst. Reiseregning og brev om bevilgning leveres samlet til økonomiavdelingen ved HSM.

3.A.3   Kontrakt lærer-HSM

Når læreren får bevilget stipendmidler til utlandsopphold, skal det fylles ut en standard kontrakt med HSM, se skjema 3-b. Kontrakten stadfester tildelt beløp, tidsrom for utenlandsopphold og ellers lærerens rettigheter og plikter i kontraktsperioden

3.A.4   Lærerrapport

Læreren skal levere rapport etter endt utenlandsopphold. Standardrapport, se skjema 5-b, eller brevsform?

 

4.A Prosedyrer og rutiner ved søknad og tildeling ansatt-HSM (OM midler)

4.A.1   Søknad

Ansatte som reiser ut i forbindelse med Organisering av mobilitet må levere en standard søknad om Erasmus midler til HSM, se skjema 1-b.

HSM skal oppbevare en fullstendig liste over ansatte som har søkt om Erasmusmobilitet.

4.A.2   Bevilgning

Når søknaden er vurdert av HSM vil den ansatte motta et standardbrev om bevilgning, se skjema 2-b. Bevilgningen vil angi beløp til utbetaling for den enkelte ansatte. 

Ansatte som reiser ut får utbetalt stipendmidler etter å ha levert reiseregning til HSM ved hjemkomst. Reiseregning og brev om bevilgning leveres samlet til økonomiavdelingen ved HSM.

4.A.3   Kontrakt ansatt-HSM

Når den ansatte får bevilget stipendmidler til utlandsopphold, skal det fylles ut en standard kontrakt med HSM, se skjema 3-b. Kontrakten stadfester tildelt beløp, tidsrom for utenlandsopphold og ellers den ansattes rettigheter og plikter i kontraktsperioden

4.A.4   Rapport

Ansatte skal levere rapport etter endt utenlandsopphold. Standardrapport, se skjema 5-b, eller brevsform?

 

5.A Videre kommentarer

5.A.1   Flytting av penger mellom ulike kategorier

Dersom HSM finner det nødvendig/ formålstjenlig er det mulig å flytte penger mellom de ulike kategoriene:

20 % av OM- midlene kan flyttes til SM

20 % av OM- midlene kan flyttes til TS

20 % av TS- midlene kan flytttes til SM

Det er imidlertid ikke tillat å redusere OM- midlene med mer enn totalt 20 % i forbindelse med overføring til SM og TS. Dersom det flyttes penger mellom de ulike kategoriene må SIU få beskjed om dette.  

5.A.2   Oppbevaring og arkivering av diverse sakspapirer

HSM skal oppbevare en fullstendig liste over alle studenter, lærere og ansatte som har søkt om Erasmusmobilitet.

Saksbehandlings papirer som HSM skal oppbevare er:

  • "Søknad Erasmus-stipend", skjema 1-a og 1-b
  • "Bevilgning Erasmus-stipend", skjema 2-a og 2-b
  • Kontrakt student/lærer/ansatt-HSM skjema 3-a og 3-b
  • Bekreftelse på studentopphold fra vertsinstitusjon, skjema 4
  • Rapport fra studenter, lærerer og ansatte, skjema 5-a og 5-b

Alle disse dokumentene oppbevares i "Erasmus-stipend"-permen, og brukes ved interim rapportering og sluttrapportering.

 
Våre partnere: