Hopp til hovedinnhold

Kvalitetssystem - Støtte til utenlandsopphold

1.    Generelt  

Retningslinjene gjelder økonomisk støtte/stipend til studieopphold ved utenlandsk universitet/forskningsmiljø i forbindelse med forskningstermin jf "Retningslinjer for tildeling av forskningstermin" og doktorgradsutdanning jf "Forskrift for organisert forskerutdanning for graden philosohiae doctor (PhD)". Retningslinjene omfatter fast tilsatte og stipendiater der høyskolen har arbeidsgiveransvar.

Stipend til ansatte er som hovedregel skattepliktig ytelse, jf skattelovens § 5-1 1. ledd[1].    Skatteplikten faller bort når stipendet tar sikte på å dekke nødvendige og dokumenterte merutgifter knyttet til formålet med utbetalingen, f.eks. reise, husleie og jobbrelaterte utgifter. 

Stipendreise er ingen tjenestereise og omfattes derfor ikke av reiseregulativets bestemmelser, jfr.  Departementets kommentar til §1 nr 1 i særavtalen for reiser i utlandet.

Det oppfordres til å søke ekstern finansiering der dette er aktuelt. Det blir foretatt avkorting i beregningsgrunnlaget for eventuell ekstern støtte med 50%. Det kan også gjøres tilsvarende avkorting for bruk av insentivmidler og eventuelle andre inntekter ved:

  • utleie av bolig
  • honorar for gjesteforelesning/undervisning

Det kan ikke i tillegg søkes om annen støtte fra høyskolen, som støtte til konferansereiser, feltarbeid eller lignende.

For stipendiater som er opptatt ved annen norsk institusjon, blir det forventet at studenten søker om minst 50 % dekning fra denne institusjonen. Ordningen med kr 25 000 i årlige driftsmidler til stipendiater opprettholdes og inngår eventuelt i vurderingen av tildeling av stipend ved utenlandsopphold.

Styret fastsetter årlig budsjettramme for utbetaling av stipend ved utenlandsopphold og rammen blir styrende for omfanget av ordningen det enkelte år.

2.    Satser

Utenlandsopphold starter normalt 1.1 eller 1.8 og avsluttes normalt 30.6 eller 31.12. Ved opphold på ett år ansees ferie som avviklet. Dette praktiseres normalt slik at juli måned ikke regnes med i stipendiatperioden.

Reiseutgifter beregnes og dekkes på rimeligste måte.

Oppholdsutgifter beregnes etter faste satser og gis ut fra en konkret vurdering av hva som ansees som et rimelig tilskudd for at utenlandsoppholdet kan gjennomføres.

Det kan gis støtte til dekning av oppholdsutgifter for fra 3 til 11 måneder og med inntil følgende satser:

Første måned gis et etableringstilskudd som tilsvarer 15 ganger landets døgnsats.

Etterfølgende måneder gis et tilskudd på kr 9000 for enslige og kr 15000 for familier. Der det foreligger skatteavtale må det påregnes avkorting av stønadsbeløpet med inntil 40%. Ved ekstern finansiering kan det tilstås annen sats forutsatt at det er i tråd med prosjektets plan og budsjettramme.

Støtte til dekning av reise og opphold for familiemedlemmer bør bare forekomme dersom det gjelder opphold av minst 3 måneders varighet.

Unntaksvis kan forskningsopphold skje ved institusjon i Norge.  Stipendet dekker da kun merkostnader til bolig og reise til/fra oppholdsstedet.

3.   Kriterier for tildeling

Det forutsettes at oppholdet er ved en anerkjent utenlandsk institusjon og i tråd med formålet for tildelt forskningstermin.

Det kan gis støtte til dr.gradsstipendiater, der høyskolen har arbeidsgiveransvar, for utenlandsopphold ved anerkjent institusjon i samråd med veileder og doktorgradsutvalg.

4.   Søknadsprosedyre

Søknadsfrist er 1.april og innvilges innen 1.juni for utenlandsopphold påfølgende kalenderår.

Søknader avgjøres av rektor etter innstilling og evt rangering fra dekan. Veileder/doktorgradsutvalg gir i tillegg tilråding om søknad fra doktorgradsstudenter. ØP-kontoret registrerer og kontrollerer søknadene.

"Søknad om stipend ved utenlandsopphold" fylles ut og sendes til ØP-kontoret på grunnlag av innvilget forskningstermin (evt PhD utdanning) i god tid før utenlandsoppholdet (senest 2 måneder før avreise).   

Søknaden skal inneholde/vedlegges:

  • dokumentasjon for innvilget forskningstermin
  • redegjørelse for formålet ved oppholdet som sannsynliggjør at tildeling vil tjene faglig utvikling for den enkelte og høyskolens mål og strategier
  • kostnadsoverslag over forventede merkostnader (boutgifter, reiseutgifter og evt annet)
  • opplysninger om det er/vil bli søkt støtte fra eksterne kilder
  • invitasjon fra det utenlandske forskningsmiljøet

På bakgrunn av innsendt dokumentasjon og spesifisert kostnadsoverslag vurderes om stipendet utbetales trekkfritt eller trekkpliktig. Mangler slikt spesifisert overslag blir hele eller deler av beløpet utbetalt som trekkpliktig stipend.  Dokumentasjon for skattefritak er arbeidstakers ansvar.

5. Andre forhold

Den som tildeles stipend skal uoppfordret sende faglig rapport senest to måneder etter at oppholdet er avsluttet. Innen én måned leveres regnskap over bruk av stipendmidlene med originale bilag over merkostnader til ØP-kontoret på eget skjema. (Det skal ikke leveres reiseregning i Ansattportalen).  

Det må fortløpende (under oppholdet) tas hånd om utgiftskvitteringer og annen dokumentasjon, som føres opp på skjemaet.

Eventuelt ubrukte stipendmidler skal tilbakebetales. 


 Vedtatt av høgskolestyret 19.9.2013