Hopp til hovedinnhold

Kvalitetssystem - Eksternt finansiert virksomhet ved Høgskolen i Molde

1. Definisjoner og virkeområde

1.1 Definisjoner

Betalingskurs: Med betalingskurs menes kurs, konferanser, seminar mv. rettet mot enkeltstudenter der deltageren betaler en deltakeravgift. Slike arrangement regnes normalt ikke som oppdrag og forvaltes av særskilte regler (jf. rundskriv F-+006-00 Retningslinjer for egenbetaling).

Bidragsforskning: Med bidragsforskning menes prosjekt som dels finansieres av bidragsyter og dels av høyskolen selv.

Bidragsyter: Med bidragsyter menes ekstern finansieringskilde som fullt eller delvis finansierer en aktivitet ved høyskolen uten å kreve konkrete gjenytelser.

Dekningsbidrag: Med dekningsbidrag (overhead-påslag) forstås det påslag til de direkte prosjektutgiftene som skal gå til dekning av de indirekte kostnadene prosjektet påfører institusjonen.

Direkte kostnader: Med direkte kostnader menes lønnskostnader, samt kjøp av varer og tjenester som gjelder prosjektet, for eksempel utstyr, eksterne tjenester, reiser, forbruksvarer, litteratur og lignende.

Ekstern finansieringskilde: Med ekstern finansieringskilde menes et hvert eksternt rettssubjekt som kjøper en forsknings- eller undervisningstjeneste, gir bidrag eller gave som helt eller delvis finansierer aktivitet ved institusjonen (oppdragsgiver, bidragsyter eller betalingsstudent).

Eksternt finansiert virksomhet: Med eksternt finansiert virksomhet menes all faglig virksomhet innen forskning, undervisning, utredningsarbeid mv. som høyskolen ut fra sitt formål skal drive, og som ikke er fullfinansiert av grunnbevilgningen.

Gaver: Med gaver menes midler, utstyr mv. gitt til høyskolen uten binding eller krav til motytelse. Giver kan definere formål for bruk av midlene. Giver vil ikke ha krav på særskilt rapportering om bruk av gaven i form av regnskapsrapporter, fremdrift, produksjon eller lignende.

Indirekte kostnader: Med indirekte kostnader menes prosjektets andel av institusjonens administrasjonskostnader som bruk av bibliotek, IT, telefon, porto, kopiering (dersom dette ikke faktureres særskilt), rekvisita, vederlag til Kopinor, husleie, lys, oppvarming, vedlikehold, renhold av lokaler mv.

Oppdrag: Med eksterne oppdrag menes omsetning av forsknings-, undervisnings- og/eller andre tjenester mot vederlag. Alle oppdrag skal fullfinansieres av oppdragsgiver.

Oppdragsgiver: Med oppdragsgiver menes den instans som etterspør, bestiller og finansierer oppdragsvirksomhet.

1.2 Virkeområde og bakgrunn

1.2.1 Retningslinjene er utarbeidet på grunnlag av UFDs rundskriv F-35-02 "Reglement omforvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høyskoler og om disseinstitusjonenes samarbeid med andre rettssubjekt".  De interne retnings-linjene utfyller dette reglementet og tilhørende veileder. Retningslinjene erstatter tidligere retningslinjer foroppdragsvirksomhet ved Høgskolen i Molde (jf styresakene 75 og 90/97).

1.2.2 Retningslinjene gjelder for all eksternt finansiert virksomhet.

1.2.3 Retningslinjene gjelder også i de tilfeller der institusjonen inngår samarbeid med andre rettssubjekter. Slikt samarbeid skal nedfelles i skriftlig samarbeidsavtale so regulerer samarbeidet mellom høyskolen og rettssubjektet. Det er høyskolestyret som inngår slik avtale.

1.2.4 Retningslinjene omhandler ikke personlige oppdrag fra andre arbeidsgivere i form av ekstraarbeid, bistilling eller bierverv (deltagelse i råd, komiteer eller utvalg). Jfr. retningslinjer for statens arbeidstakere mht. retten til å inneha bistilling/ekstraverv.

1.2.5 Gaver omfattes ikke av retningslinjenes krav om dekning av indirekte kostnader. Regnskapet skal imidlertid føres på samme måte som for oppdrag, slik at disponeringen av midlene synliggjøres.

 

2 Søknad om midler

2.1 Søknad om eksterne midler skal skje i regi av høyskolen. Ledelsen ved avdelingen er ansvarlig for utforming av søknaden. Rektor og høyskoledirektør trekkes med i utformingsprosessen i den grad det er naturlig.

2.2 Alle søknader skal gå gjennom økonomikontoret som godkjenner de økonomiske kalkyler (budsjett).

2.3 Alle søknader undertegnes av høyskoledirektøren eller den han bemyndiger.

 

3 Prosjektkalkyle

3.1 Før det avgjøres om en skal gå inn i et prosjekt, skal det foreligge prosjektkalkyle (budsjett).

3.2 Ved oppsett av kalkyle brukes eget kalkyleskjema. (Skjema: prosjekt kalkyle / kurskalkyle)

3.3 Alle direkte og indirekte kostnader knyttet til prosjektet skal tas med i kalkylen.

3.4 Til dekning av indirekte kostnader skal det som hovedregel regnes et påslag. Høyskolen vil utarbeide en felles beregningsmodell for indirekte kostnader som skal benyttes. Påslaget skal ta utgangspunkt i et mest mulig realistisk anslag av kostnadene. I tilfeller der det pga prosjektets art skal belastes lavere dekningsbidrag, må dette gå særskilt frem av kalkylen. En slik egeninnsats vil belaste fellesbudsjettet og må derfor godkjennes av høyskoledirektør eller den han bemyndiger.

3.5 Dersom intern initiativtaker (som oftest prosjektleder) mener det er grunnlag for at høyskolen går inn med egne midler, må dette være faglig begrunnet. Det må samtidig være i tråd med høyskolens overordnede mål og strategier. Begrunnelsen må foreligge skriftlig. Forholdet må godkjennes av økonomi- og personalsjefen før avtale inngås.

3.6 Høyskolen kan ikke subsidiere prosjekter av grunnbevilgningen der dette fører til konkurransevridning i forhold til andre aktører som tilbyr tilsvarende tjenester.

 

4 Avtaler

4.1 Det skal inngås skriftlig avtale mellom høyskolen og ekstern oppdragsgiver. Avtale skal inngås i samsvar med reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet og høyskolens avtalemal skal fortrinnsvis benyttes. Som del av malen foreligger "Oppdragsvirksomhetvirksomhet ved Høgskolen i Molde".

4.2 Avtalen bør inneholde klare bestemmelser om:

  • Målsetning med prosjektet
  • Varighet/avtaleperiode/framdriftsplan
  • Prosjektansvarlig og prosjektleder
  • Økonomi og betalingsbetingelser
  • Rettigheter, plikter og ansvar for partene, herunder eiendomsretten til ustyr kjøpt inn til prosjektet
  • Publiseringsrettigheter
  • Heving/oppsigelse av avtalen
  • Behandling av tvister

4.3 Når en avtale er inngått, skal det fylles ut  registreringsskjema med grunnlagsopplysninger om prosjektet. Skjemaet sendes økonomikontoret straks prosjektet er etablert så vil en opprette prosjektnummer for prosjektet.

5 Personaladministrative forhold

5.1 Eksternt finansiert virksomhet utføres i tjenesten og er derfor underkastet arbeidsgivers styring. Denne styringen omfatter blant annet om prosjektet/oppdraget skal utføres, når det skal skje, og hvem som skal utføre det. Inntekten av virksomheten tilfaller arbeidsgiver.

5.2 Prosjekttilsatte er underlagt de samme regler når det gjelder biarbeid og lojalitet til arbeidsgiver som ordinært tilsatte (jf. Statens personalhåndbok, Ekstraverv m.v.).

5.3 Tilsetting av personale i eksternt finansierte prosjekt skal som hovedregel først skje når avtale er undertegnet mellom partene. Slike ansettelsesforhold reguleres av de samme lover, tariffavtaler m.v. som institusjonene for øvrig er bundet av.

5.4 Dersom en tilsatt ved Høgskolen i Molde mottar henvendelser vedrørende utførelse av oppdragsvirksomhet, plikter han/hun å arbeide for at aktuelle oppdrag tilbys høyskolen. Forespørsel om oppdrag skal alltid legges frem for budsjettenhetens leder, jfr. Statens personalhåndbok, Retningslinjer for statens arbeidstakere mht. retten til å inneha bistilling/ekstraverv.

5.5 Tilsatte ved høyskolen kan bli tildelt arbeid med eksternt finansiert virksomhet innenfor ordinær arbeidstid. Dette nedfelles i arbeidsplanen. Arbeid utover ordinær arbeidstid skal avtales i det enkelte tilfelle og honoreres iht. gjeldende regelverk for merarbeid.

5.6 Tilsatte ved høyskolen kan ikke engasjeres som eget firma/næringsdrivende eller som tilsatt/engasjert hos annen arbeidsgiver for å utføre eksternt finansiert virksomhet ved høyskolen.

 

6 Regnskapsmessig oppfølging

6.1 Alle eksterne midler tildelt en ansatt eller et prosjekt ved Høgskolen i Molde skal innbetales til høyskolens bankkonto og regnskapsføres av høyskolen.

6.2 Det er ikke anledning til å opprette private bankkonti for forskningsmidler når midlene skal benyttes ved høyskolen. Forskningsmidler som forskere får tildelt på bakgrunn av sin stilling ved høyskolen skal alltid forvaltes av høyskolen.

6.3 Alle inntekter skal faktureres gjennom høyskolens ordinære faktureringssystem.  Budsjettenheten har ansvar for utfylling av faktureringsgrunnlag og fremsending til økonomikontoret.

6.4 Økonomikontoret fører regnskapet for prosjektet. Budsjettenheten er ansvarlig for utfylling, kontering og attestasjon av bilag på linje med andre lønns- og regnskapsbilag. Prosjektleder planlegger driften og kontrollerer bilagene. For attestasjon og anvisning gjelder de vedtatte fullmakter.

6.5 Lønnskostnadene belastes prosjektet som følger:

  • Ved intern overføring (gjelder ansatte ved HSM som arbeider på timebasis på prosjekt)
  • Ved direkte belastning (for ansatte som er direkte tilsatt på et prosjekt)

6.6 Indirekte kostnader belastes prosjektet ved utgangen av hvert tertial og ved prosjektets avslutning.

6.7 Varer og tjenester (fakturaer, reiseregninger mv.) belastes prosjektet fortløpende. 

6.8 Kostnader som prosjektet påfører andre budsjettenheter, belastes prosjektet ved interne overføringer. Slike kostnader skal også godkjennes av prosjektleder.

6.9 Beholdningen som står på prosjektkontoen ved prosjektets avslutning blir prosjektets overskudd/underskudd. 50 % av overskuddet overføres til egenkapital på den budsjettenheten som eier prosjektet, de øvrige 50 % tilfaller felles egenkapital for høyskolen.

6.10               Dersom prosjektkontoen ved avslutning av prosjektet viser underskudd, skal 50 % dekkes av den budsjettenheten som eier prosjektet. Øvrige 50 % dekkes over felles egenkapital. Dekning skal skje av oppspart egenkapital fra overskudd i tidligere prosjekt. I særlige tilfeller kan dekning skje fra grunnbevilgningen. Dette må i så fall godkjennes av høyskolens ledelse.

 

7 Rapportering

7.1 Eksternt finansiert virksomhet skal inngå i rapporteringen til høyskolestyret.

7.2 Det er høyskoledirektøren som fastsetter kravene til rapportering fra budsjettenhet til direktør og høgskolestyre.

7.3 Rapportering overfor ekstern finansieringskilde gjøres i henhold til inngått avtale.

7.4 Det skal utarbeides et avsluttende regnskap for hvert prosjekt.

 

8 Faglig oppfølging av prosjekt/tiltak

Faglig leder (avdelingsleder/rektor) er ansvarlig for initiering og faglig oppfølging av prosjekt, herunder prioritering og kvalitetssikring.

 

9 Ikrafttredelse

Retningslinjene gjelder fra 1.mai 2005.